Les 8 points pour être plus productif !
Déléguez
Apprenez à faire confiance, vos collaborateurs ont du talent ! Un
employé ayant des responsabilités s’investira naturellement plus dans son
travail. Soyez conscient des forces et
faiblesses de chacun et basé vous sur cela pour affecter les taches. Cohésion
d’équipe et prise d’initiative, combo gagnant en entreprise. Vous, gagnerez du temps, de l’Energie et de
la zen- attitude. Mais n’oubliez pas, la confiance n’exclu pas le control. Chaque action ayant été déléguée doit faire
l’objet d’une analyse, quantitative et qualitative, en vue d’amélioration
constante.
Alors oui, ce sont des outils de travail. Certes. Mais prévoyez des temps dédiés au traitements
des appels, sms, ou emails. Fractionné
sur la journée ; vous rentabiliserez votre travail mais également le
traitement même de vos envois et échanges. En effet, sachez que le cerveau à besoin, en
moyenne, de trois à six minutes pour se focaliser sur l’objet de vos études. Entre-coupé
votre implication multiplie ce temps d’adaptation par chaque sms ou appel reçu.
Additionnez ce temps sur une journée… une réelle économie est possible. Sachez
également que si vous donnez à vos client, employé ou amis, l’habitude d’une
réponse immédiate, ils n’accepteront plus l’attente. Alors anticipé, et laissez
patienter.
Organisez vous
Quatre étapes à l’organisation. D’abord, classer, par ordre
d’importance, les taches à réaliser. Pour cela, prenez en compte le temps
nécessaire à la réalisation et, par exemple, la date de rendu. Ensuite,
planifier. Pour les mois à venir, prévoyez les actions à mettre en place, leur
durée, les moyens nécessaires à leur réalisation et le résultat espéré. Définissez
un calendrier clair et compréhensible par tous, pour instaurer la ligne directive
de votre travail. Troisième étape,
prévoyez et préparez les moyens (humains et matériel) de vos tâches. Enfin, ne procrastinez
pas. Faites le jour même
Nous évoquions auparavant le temps nécessaire au cerveau pour se
concentrer. De ce principe en découle l’idée : fonctionner par phase de
travail. Une heure, intensive, avec un seul objectif en tête (fixé au
préalable). Laissez-vous portez par l’énergie du défi. Vous l’avez surement déjà remarqué de
nombreuses fois, le temps passe vite quand nous somme concentrer. Au travail,
conceptualisé ce constat, et appliquez le. Plusieurs moyens peuvent vous aider : le calme
ou la musique, une boisson, un chewing- gum... Find your own way to stay focus.
Le taylorisme et le fordisme sont les premières réflexions portées sur
le sujet. Le temps étant au cœur de la problématique de gain de productivité :
Automatisez au maximum. Certains automatismes nécessiteront un investissement (les
machines à affranchir par exemple), d’autre sont lié à l’organisation de la
tâche. Ensuite, l’externalisation :
c’est sous-traité les taches sans plus valus, auprès de sociétés spécialistes. Réduire
la variété des taches et se recentré sur le cœur de métier réduit les
déplacements et les frais. En bonus, la répétition de la tache maximise la
technicité.
Vous quittez votre poste de travail plusieurs fois par jour et pour
diverses raisons. L’impression de documents, l’achat d’un café, des conseils à
demander aux collègues. Il s’agit alors de rentabiliser au maximum vos trajet. Avant
de vous déplacer, posez-vous les bonnes questions. Quel est l’objectif de ce
déplacement ? Par quel endroit dois-je passé avant d’atteindre ma destination ?
Puis-je effectuer d’autre taches sur le chemin ? Profitez du fait
d’être en mouvement !
Bien sûr c’est une qualité et c’est tout à votre honneur. Mais, comme
pour toutes choses, ne faîtes pas d’excès. Trop perfectionniste, vous gaspillerez
votre énergie en vous arrêtant aux détails au péril d’une vision global du
projet. Pensez-la aussi à classifier l’importance de vos actions. Si une tache
vous bloque, n’hésitez pas a coupé avec d’autres travaux, pour y revenir plus
tard dans la journée. Faite vous confiance.
En un mot : anticiper ! Règle d’or en business, il vous faut
avoir une longueur d’avance. Dans vos travaux personnels, pensé aux actions à
faire le lendemain, et commencez à les organiser dès aujourd’hui. Avec vos
clients, réfléchissez à la demande avant même qu’elle ne soit énoncée. Votre
offre n’en sera que plus concurrentiel.
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